Facturas electrónicas ¿Otro dolor de cabeza?

 

Antecedentes
Anteriormente la única forma conocida para hacer oficial una transacción era a través de un documento firmado que validaba la responsabilidad de las partes. Siendo el papel la herramienta principal para el resguardo y legitimidad de las transacciones aun y con los riesgos inherentes que esto representa como son: altos costos de papelería, mensajería, impresión, fotocopiado, almacenaje y falsificaciones. Con el objetivo de otorgarle validez legal tributaria y eliminar los riesgos que el uso del papel implica, el SAT optó por iniciar en México, el uso de Comprobantes Fiscales Digitales como medio de respaldo de las operaciones comerciales entre contribuyentes para que estos reemplacen con ello, los comprobantes de papel y dar paso a los documentos electrónicos. La tecnología digital representa una oportunidad importante en México para que las autoridades fiscales puedan ofrecer servicios electrónicos eficientes a las empresas. Dicha tecnología está siendo adoptada en todo el mundo para estimular el ahorro de recursos económicos, materiales y de tiempo, fomentando la productividad en las empresas y mejorando la administración tributaria.

Definición
¿Qué es un Comprobante Fiscal Digital?
Es la representación digital de un comprobante para efectos fiscales, que utiliza los estándares definidos por el SAT en el Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal en cuanto a forma y sintaxis.
Fundamento Legal del CFD: Código Fiscal de la Federación Primera Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2004

Características de los Comprobantes Fiscales Digitales
La tecnología de Firma Electrónica Avanzada "tu firm@" permite en la actualidad que se intercambien documentos electrónicos con la plena confianza de los usuarios de ésta tecnología, acerca de la identidad de los emisores y la integridad de los datos que contienen.
 Integridad: Garantiza que la información contenida queda protegida y no puede ser manipulada o modificada.
 Autenticidad: Permite verificar la identidad del emisor y el receptor del comprobante.
 No repudio: El emisor que selle digitalmente un Comprobante no podrá negar la generación del mismo.
 Unicidad: Al validar el folio, no. de aprobación y vigencia del certificado de sello digital con el cual fue sellado el comprobante.

La Factura Electrónica
Definición
¿Qué es la factura Electrónica?
La Factura Electrónica es un tipo de Comprobante Fiscal Digital, donde cada factura que se emite cuenta con un sello digital que la
identifica como única, esto permite corroborar su integridad y unicidad entre otros elementos de seguridad y control que le dan validez ante las autoridades fiscales.
Principales Elementos de la FE
Los principales elementos de la expresión impresa de una factura electrónica son:
1. Folios: Estos se solicitan por medio del Sistema Integral de Comprobantes Fiscales
2. Número de serie del certificado de Sello Digital
3. Cadena Original: Contiene un resumen de todo los datos del comprobante fiscal digital y se sella al final de cada factura con la llave privada y el certificado del Emisor.
4. Sello digital autorizado: Este sello garantiza la integridad de la información y que el emisor es quien dice ser, no pudiendo negar su autoría. *Este sello es válido ante las autoridades fiscales
5. Leyenda: “Este documento es una impresión de un comprobante fiscal digital” Beneficios de la Factura Electrónica

Dependiendo del volumen de las empresas, el ahorro por concepto de administración de facturas (recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, etc.) puede fluctuar entre el 40% y el 80%.

Entre los motivos que hacen posible este ahorro se encuentran:
• Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío
• Ahorro en el gasto de papelería
• Facilidad en los procesos de auditoría
• Mayor seguridad en el resguardo de los documentos
• Menor probabilidad de falsificación
• Agilidad en la localización de información
• Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos
• Procesos administrativos más rápidos y eficientes

Ventajas de la Factura Electrónica
 Agiliza la conciliación de la información contable.
 Simplifica el proceso de generación de comprobantes para efectos fiscales.
 A mayor proporción de comprobantes emitidos electrónicamente, mayor ahorro.
 El comprobante puede ser consultado rápidamente  El almacenamiento de los comprobantes para el emisor es de manera
 electrónica.
 El almacenamiento de los comprobantes para el receptor es de manera
 electrónica o en papel según lo solicite.
 Integración automática y segura a su contabilidad

Requisitos para emitir Factura Electrónica
Estarán en posibilidad de emitir facturas electrónicas, los contribuyentes que cumplan con los siguientes requisitos:
1.- El emisor deberá contar con su certificado de Firma Electrónica Avanzada vigente.
Se requiere la firma electrónica avanzada para realizar la solicitud de certificados de sello digital, solicitud de folios y el envío del reporte mensual a Servicios de Administración Tributaria.
2.- Llevar su contabilidad en sistemas electrónicos.
El sistema electrónico contable deberá de ser capaz de llevar el control de la emisión de folios y series en su caso, así como de registrar simultáneamente en las cuentas y subcuentas contables afectadas por cada operación.
3.- Reportar mensualmente la información de los comprobantes emitidos utilizando la aplicación SICOFI.
4.- Cumplir con lo dispuesto en el CFF y RMF.
Art. 29 del Código Fiscal de la Federación
Art. 29A del Código Fiscal de la Federación, fracciones I, II, III, IV, VI y VII
Reglas 2.22.6 a la 2.22.12 de la Resolución Miscelánea Fiscal.
5.- Utilizar el estándar tecnológico reconocido por el SAT.
El estándar XML para la generación de Comprobantes Fiscales Digitales reconocido por el Servicios de Administración Tributaria se encuentra en el Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2007.
6.- Contar con al menos un certificado de sello digital.
El certificado de sello digital se solicita vía Internet únicamente, y para lo cual deberá contar con su firma electrónica avanzada.
7.- Solicitar la cantidad de folios a utilizar.
Los folios se solicitan electrónicamente vía Internet en el SAT, accediendo con su firma electrónica avanzada.
8.- Generación y envío del reporte mensual. La información solicitada, es la que se obliga el emisor a entregar en el reporte
mensuales obre las facturas emitidas bajo este esquema.
Consideraciones.
La adopción de este esquema de generación Comprobantes Fiscales Digitales, exige que cada elemento obligatorio que conforma el comprobante, se maneje en campos independientes en la base de datos de su sistema ya que cada elemento se representa con su propia etiqueta dentro del formato XML.
Obligaciones que se adquieren
Emisores
1. Reportar al SAT mensualmente información de los comprobantes fiscales digitales emitidos.
2. Conservar en medios electrónicos actualizados los CFD y tenerlos a disposición de las autoridades fiscales.
3. Proveer a la autoridad de una herramienta de consulta de la información de los CFD.
4. Expedir comprobantes fiscales digitales globales que amparen las operaciones efectuadas con el público en general (a través del RFC genérico XAXX010101000).
5. Expedir comprobantes fiscales para extranjeros (a través del RFC genérico XEXX010101000).
Receptores
Los contribuyentes que reciban, deduzcan o acrediten fiscalmente con base en los comprobantes fiscales digitales, incluso cuando dichos comprobantes consten en documento impreso, para comprobar su autenticidad, deberán:
1. Verificar el RFC y Nombre o Razón Social de los CFD recibidos
2. Consultar en la página del SAT, si el número de folio que ampara el CFD fue
autorizado al emisor
3. Consultar en la pagina del SAT, si el certificado de sello digital que ampara
el CFD, está registrado en el SAT y no ha sido cancelado
4. Conservar los CFD recibidos en medios electrónicos actualizados o en su
representación impresa (según sea el caso).
5. Proveer a la autoridad de una herramienta de consulta de la información de los CFD.

Modalidades para emitir CFD

1 El contribuyente podrá optar por emitir CFD por sus propios medios siempre que cumpla con los requisitos, mismos que no contempla la figura de un tercero.

2 El contribuyente podrá emitir CFD a través de Proveedores de servicios de generación y envío de CFD (PACF), los cuales deberán contar con autorización vigente otorgada por el SAT.

Características y Diferencias entre los Modelos para emitir CFD

PACFD ó Proveedores Autorizados	Por el contribuyente, sin Intermediarios
1.-Contar con certificación del SAT	1.-El contribuyente emite sus comprobantes fiscales por sus propios medios
2.­Relación Contractual con el contribuyente por tiempo determinado y renovaciones, en su mayoría, anuales. En cada renovación el cliente deberá hacer el pago del servicio solicitado.	2.­No es necesario mantener relación contractual con el proveedor de software debido que el contribuyente contrata y paga por única vez y sin monopolios
3.­El contribuyente debe presentar aviso por formato electrónico en www.sat.gob.mx señalando el inicio de operaciones bajo este esquema así como presentar suspensión al término de la relación contractual.	3.-No es necesario que el contribuyente avise de la instalación de software al SAT ya que una vez instalado en su sistema, automáticamente quedará registrado como emisor de CFD al solicitar los primeros folios de manera electrónica.
4.-El contribuyente NO puede emitir de manera simultánea CFD´s por sus propios medios	4.-El contribuyente puede emitir sus CFD´s en el momento y cantidad que requiera
5.­La información del contribuyente se almacena en los servidores propiedad del PACFD	5.-El contribuyente almacena su información en sus propios servidores
6.­La Privacidad y confidencialidad de la información del contribuyente , dependen de los sistemas implementados por el PACFD	6.-El contribuyente mantiene la privacidad y confidencialidad de la información de acuerdo a sus propios estándares de seguridad
7.-Opera con planes de contratación según número de folios requeridos por el contribuyente, por lo que sólo generará el número de facturas previamente pagadas por el contribuyente.	7.-El contribuyente podrá generar sus CFD de manera ilimitada sin importar el volumen
8.­El contribuyente está obligado a conservar y registrar contablemente los comprobantes fiscales digitales que generen o emitan por medio del proveedor de servicios ya que la contratación de un PACFD NO lo libera de sus obligaciones fiscales	8.­El contribuyente está obligado a conservar y registrar contablemente los comprobantes fiscales digitales que genere o emita en su sistema
9.-La conexión a Internet es indispensable para comunicarse con el PACFD y emitir los CFD	9.-No es indispensable la conexión a Internet pues el software se instala en su sistema de manera local
10. Ofertas de paquetes con restricciones de folios, usuarios y tipos de CFD´s	10.­Software sin restricciones de usuarios, folios y tipos de CFD´s

Preguntas frecuentes sobre la FE

1.-¿Cuales son las principales diferencias entre una factura tradicional y una factura electrónica?

Desde el punto de vista fiscal, ambas tienen los mismos efectos y alcances, sin embargo, las facturas electrónicas cuentan con elementos de seguridad superiores a las tradicionales. Otra diferencia importante es la versatilidad, ya que a diferencia de las facturas tradicionales, las electrónicas son generadas, enviadas, validadas y almacenadas por medios electrónicos y se pueden imprimir cuando lo requiera.

2.-¿Qué contribuyentes pueden emitir factura electrónica?

Las personas físicas y las personas morales que tengan certificado de firma electrónica avanzada vigente y lleven su contabilidad en sistemas electrónicos.

3. ¿Es obligatorio emitir factura electrónica?

Por el momento este esquema es completamente opcional. Sin embargo se prevé que la emisión de FE será obligatoria para todos los contribuyentes de acuerdo a las reformas fiscales que entrarán en vigor a partir de 2011.

4. ¿Qué es la firma electrónica avanzada (Tu Firm@)?

Son los datos electrónicos consignados en un mensaje de datos, adjuntados o lógicamente asociados al mismo, utilizados para identificar al firmante en relación con ese mensaje. Esos datos asociados al mensaje con generados a partir de un certificado expedido por el SAT o, en su caso, por un prestador de servicios de certificación autorizado por el Banco de México.

5. ¿Qué es un certificado de sello digital?

Las personas físicas y las personas morales que cuenten con un certificado de firma electrónica avanzada vigente y lleven su contabilidad en sistema electrónico, podrán emitir los comprobantes de las operaciones que realicen mediante documentos digitales, siempre que dichos documentos cuenten con sello digital amparado por un certificado expedido por el Servicio de Administración Tributaria, cuyo titular sea la persona física o la persona moral que expida los comprobantes.

Los contribuyentes que ejerzan la opción a que se refiere el párrafo anterior, deberán cumplir con todas las obligaciones a que se refiere el artículo 29 del Código Fiscal de la Federación y las reglas 2.22.6 a la 2.22.12 de la Resolución Miselanea Fiscal . Una de estas obligaciones es tramitar ante el Servicio de Administración Tributaria el certificado para el uso de los sellos digitales.

Los contribuyentes podrán optar por el uso de uno o más sellos digitales dependiendo de las sucursales o puntos de facturación registrados, los certificados de sello digital se utilizarán exclusivamente para la emisión de los comprobantes fiscales digitales. El certificado de sello digital permitirá acreditar la autoría de los comprobantes fiscales digitales que emitan las personas físicas y las personas morales. Los certificados de sello digital quedan sujetos a la misma regulación aplicable al uso de una firma electrónica avanzada.

Los contribuyentes podrán tramitar la obtención de un certificado de sello digital para ser utilizado por todos sus establecimientos o locales, o bien, tramitar la obtención de un certificado de sello digital por cada uno de sus establecimientos.

La tramitación de un certificado de sello digital sólo podrá efectuarse mediante una solicitud que cuente con la firma electrónica avanzada de la persona solicitante, solicitud que deberá presentarse a través del sistema CertiSAT WEB.

(Fundamento legal: Artículo 29 del Código Fiscal de la Federación)

6. ¿En qué consiste la solicitud de folios?

Todos los contribuyentes que opten por la emisión de facturas electrónicas deberán tramitar un certificado de sello digital, así como una solicitud de rango de folios. La solicitud de folios consiste en proporcionar al contribuyente folios válidos para usarlos en su proceso de facturación.

Para solicitar dichos folios, deberá ingresar a la página web del Sistema Integral de Comprobantes Fiscales (SICOFI). Una vez dentro del portal, deberá realizar lo siguiente:

Ingrese su RFC.Seleccione su serie y rango de folios.Indique la ruta o localización del certificado de Tu Firm@ (Firma Electrónica Avanzada).Indique la ruta o localización de su llave privada (*.key) asociada a dicho certificado de Tu Firm@.

Al terminar dicho proceso, usted contará con uno o varios rangos de folios asignados por el SAT.

7. ¿Qué es el Sistema Integral de Comprobantes Fiscales (SICOFI)?

El Sistema Integral de Comprobantes Fiscales es una aplicación del SAT que cuenta con un Módulo del Emisor de Comprobantes Fiscales, mismo que se encarga de asignar folios y recibir reportes mensuales de facturas electrónicas emitidas vía web por parte de aquellos contribuyentes que estén interesados en emitir facturas electrónicas.

8. ¿De dónde surge la necesidad de tener comprobantes fiscales digitales (facturas electrónicas)?

La tecnología digital representa una oportunidad importante en nuestro país para que las autoridades fiscales puedan ofrecer servicios electrónicos eficientes a las empresas. Dicha tecnología está siendo adoptada en todo el mundo para estimular el ahorro de recursos económicos, materiales y de tiempo, fomentando la productividad en las empresas y mejorando la administración tributaria.

9. ¿Cuál es la relación de la firma electrónica avanzada con la emisión de los comprobantes fiscales digitales (facturas electrónicas)?

La firma electrónica avanzada juega un papel crucial en los comprobantes fiscales digitales (facturas electrónicas), ya que este tipo de comprobantes se basan precisamente en los estándares de tecnología y seguridad de la firma electrónica avanzada. Sin una firma electrónica avanzada, no se podrían obtener certificados de sello digital, lo que a su vez no permitiría la generación de sellos digitales en las facturas electrónicas. Sin estos sellos digitales, las facturas electrónicas quedarían sin validez legal ante las autoridades fiscales. Recuerde que los sellos digitales permiten corroborar el origen de cada factura, y es por eso que son necesarios dentro de dichos comprobantes fiscales digitales.

10. ¿Qué sucederá con las facturas y otros comprobantes fiscales en papel? ¿Seguirán siendo válidos?

Sí, hasta la entrada de las nuevas reformas fiscales del 2011, tanto las facturas como los otros comprobantes fiscales tradicionales

o en papel van a seguir conviviendo con los digitales. Ambos cuentan con la misma validez para efectos fiscales. Es importante señalar que los contribuyentes que opten por emitir comprobantes fiscales digitales, no podrán emitir otro tipo de comprobantes fiscales, salvó los que hayan dictaminado sus estados financieros durante el año inmediato anterior y reporten mensualmente la utilización de folios de los comprobantes en formato tradicional de la misma manera que los comprobantes fiscales digitales.

11. ¿Existe alguna empresa o asociación avalada por el SAT para el tema de Facturación Electrónica?

El Servicio de Administración Tributaria no avala o certifica a persona alguna, sociedad, asociación o empresa cuya actividad sea la asesoría, creación de software, producto o servicio relacionado con los Comprobantes Fiscales Digitales (Facturación Electrónica).

12.-¿Qué es una addenda?

La addenda es el formato especial de factura electrónica que te solicita tu cliente o socio comercial así como los requerimientos que marca el SAT y cumpliendo con la addenda homologada por AMECE.

Fuente: Sitio Oficial del SAT

Si desea mayor información sobre CFD y Facturación Electrónica le recomendamos visitar el portal del SAT:

http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/e_sat/comprobantes_fiscales/default.asp

Imagen: www.expotrade.com.ar