Conservación de la Contabilidad e Impresión de Libros Fiscales

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Una duda recurrente en las empresas, es "¿cuanto tiempo debo conservar la contabilidad?". En el articulo siguiente, se hace un análisis y se presentan comentarios al respecto, buscando aclarar este tema para los particulares.

- LIBROS FISCALES

Cada año los contribuyentes deben imprimir de los libros contables que señala como obligación el Código Fiscal de la Federación:

a) Libro de Diario.

b) Libro de Mayor.

c) Libro de Estados Financieros (Balanza de comprobación, Estado de Resultados y Balance General).

Se recomienda la conservación de los libros contables en los plazos previstos por la ley (5 años después de la fecha de presentada la última declaración anual).

Recomendamos la impresión de los libros de diario, mayor y los que estén obligados a llevar por otras disposiciones fiscales o solicitar permiso al Servicio Administración Tributaria, mediante reglas de carácter general, podrán microfilmar o grabar en discos ópticos o en cualquier otro medio que autorice la autoridad fiscal. Esto opción la contempla el mismo artículo 31 del Reglamento del Código Fiscal de la Federación

Algunas anotaciones:

1. El art. 30 del C.F.F. señala en su 6to. párrafo que los contribuyentes que dictaminen sus estados financieros podrán microfilmar o grabar en discos ópticos la contabilidad

2. El art. 30 del RCFF establece en su segundo párrafo que los contribuyentes que adopten el sistema de registro electrónico llevarán como mínimo el libro mayor. Esto ha sido interpretado para que solamente se imprima este libro en los contribuyentes que usen ese tipo de sistema (la mayoría).

3. El art. 31 del RCFF señala Lineamientos para conservación de libros y registros contables estableciendo la opción de optar por grabar dicha información en discos ópticos

4. El art. 52 del RCFF estable los requisitos, características y pasos para microfilmar la contabilidad de los contribuyentes, señalando como un punto importante la declaratoria bajo protesta de decir verdad del auditor externo

5. La Regla I.2.10.1 establece criterios técnicos sobre Uso de discos ópticos compactos o cintas magnéticas

- PLAZOS PARA CONSERVAR LA CONTABILIDAD

El período para conservar la contabilidad y documentación, para la extinción de las facultades de las autoridades fiscales y para el pago de recargos disminuyo de 10 a 5 años desde la reforma fiscal de 1998. Se recomienda se tome en cuenta el cuadro siguiente con los plazos de cada ejercicio debido a que ha habido cambios en distintos años.

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Observación.- El plazo se corre a partir de la fecha en que se presenta la declaración anual. Ejemplo.- Una persona moral que presentó su declaración anual complementaria del ejercicio 2005 el 31 de Julio de 2006, deberá conservar su documentación hasta el 31 de Julio del 2011.

En el caso de los comprobantes por pago de impuestos e inversiones en activos fijos es importante conservar más allá del tiempo señalado en las disposiciones fiscales por la importancia de esta documentación y por el hecho de que puede ser necesaria en una revisión futura o para él tramite de devolución o compensación de impuestos.

Fundamento: Artículo 30 del Código Fiscal y Disposiciones Transitorias 1992-2-VI y 1998-2-X

AHORA OBSERVA MÁS DETALLADA LA FUNDAMENTACIÓN CON LA SIGUIENTE CORRELACIÓN DE ARTÍCULOS.

Artículo 31 del Código Fiscal de la Federación

Las personas obligadas a llevar contabilidad deberán conservarla en el lugar a que se refiere la fracción III del artículo 28 de este Código a disposición de las autoridades fiscales.

6to. Párrafo:Microfilmación de contabilidad y documentos

Las personas que dictaminen sus estados financieros por contador público autorizado en los términos del artículo 52 de este Código, podrán microfilmar o grabar en discos ópticos o en cualquier otro medio que autorice el Servicio de Administración Tributaria, mediante reglas de carácter general, la parte de su contabilidad que señale el reglamento, en cuyo caso, los microfilms, discos ópticos y cualquier otro medio que autorice dicho Servicio, mediante reglas de carácter general tendrán el mismo valor que los originales, siempre que cumplan con los requisitos que al respecto establezca el citado Reglamento; tratándose de personas morales, el presidente del consejo de administración o en su defecto la persona física que la dirija, serán directamente responsables de su cumplimiento. Asimismo, el propio Servicio de Administración Tributaria podrá autorizar mediante disposiciones de carácter general procedimientos que faciliten a los contribuyentes el cumplimiento de las obligaciones a que se refiere este artículo.

El Servicio de Administración Tributaria, mediante reglas de carácter general, podrá autorizar a los contribuyentes distintos a los mencionados en el párrafo anterior, el ejercicio de la opción a que se refiere dicho párrafo. Para ello el Servicio de Administración Tributaria determinará la parte de la contabilidad que se podrá grabar o microfilmar, así como los requisitos que se deberán cumplir para tal efecto.

Artículo 30 RCFF – Uso combinado de mecanismos de registro contable

Artículo 30.- Para los efectos del artículo 28, fracción I del Código, los contribuyentes podrán llevar su contabilidad usando indistintamente o de manera combinada el sistema de registro manual, mecánico o electrónico, siempre que se cumpla con los requisitos que para cada caso se establecen en este Reglamento.

Cuando se adopte el sistema de registro manual o mecánico, el contribuyente deberá llevar cuando menos los libros diario y mayor; tratándose del sistema de registro electrónico llevará como mínimo el libro mayor.

Reglamento del Código Fiscal de la Federación Artículo 31 – Lineamientos para conservación de libros y registros contables

Artículo 31.- Para los efectos del artículo anterior, los contribuyentes que adopten el sistema de registro manual, deberán llevar sus libros diario, mayor y los que estén obligados a llevar por otras disposiciones fiscales, debidamente encuadernados, empastados y foliados.

Cuando el contribuyente adopte los sistemas de registro mecánico o electrónico, las fojas que se destinen a formar los libros diario y mayor, podrán encuadernarse, empastarse y foliarse consecutivamente dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio, debiendo contener dichos libros el nombre, domicilio fiscal y clave del Registro Federal de Contribuyentes. Los contribuyentes podrán optar por grabar dicha información en discos ópticos o en cualquier otro medio que autorice el Servicio de Administración Tributaria mediante reglas de carácter general que al efecto emita.

Artículo 52 – Microfilmación o grabación de comprobantes

Para los efectos del artículo 30, sexto y séptimo párrafos del Código, los contribuyentes que opten por microfilmar o grabar los comprobantes o documentación comprobatoria de los actos o actividades que realicen, de los servicios que reciban y de las compras que efectúen, deberán cumplir con los siguientes requisitos:

I. Antes de efectuar la microfilmación o grabación, el contador público registrado que dictamine los estados financieros deberá hacer una revisión selectiva que sea representativa del total de los documentos debiendo manifestar, bajo protesta de decir verdad, que los documentos microfilmados o grabados corresponden a los originales existentes en el archivo a la fecha en la que practicó la auditoría y que la microfilmación o grabación se ajustó a lo dispuesto por este artículo. Dicha manifestación deberá ser firmada por el contador público registrado y por el contribuyente;

II. Microfilmar o grabar los documentos debiendo agruparlos, tanto los expedidos como los recibidos, por meses, en conjunto de documentos afines, clasificados por cuentas y subcuentas, de modo que los totales puedan ser confrontados con los contenidos en los sistemas y registros contables del contribuyente;

III. Sumar por cada mes el valor total que representa la documentación expedida o recibida y microfilmar o grabar el correspondiente registro de auditoría de la máquina sumadora;

IV. Consignar, al inicio y al final de la microfilmación o grabación, la fecha en que se realiza la misma. Dicha consignación deberá estar firmada por el contador público registrado;

V. Realizar por duplicado la microfilmación o grabación, a efecto de que uno de los ejemplares pueda emplearse para uso constante y el otro conservarse de tal forma que se garantice su indestructibilidad mientras no se extingan las facultades de comprobación de las autoridades fiscales;

VI. Usar para la microfilmación película pancromática con base de seguridad, que garantice permanencia de imagen por el mismo periodo a que se refiere la fracción anterior.
La grabación en discos ópticos se efectuará en los términos y con las características que señale el Servicio de Administración Tributaria en las reglas de carácter general que para tal efecto emita;

VII. Relacionar el anverso y el reverso de los documentos cuando la microfilmación o la grabación no se haga con equipo que microfilme o grabe simultáneamente las dos caras de dichos documentos y éstos contengan anotaciones al reverso, y

VIII. Conservar hasta la fecha en que se presente la siguiente declaración anual, los originales de los documentos microfilmados o grabados correspondientes al último ejercicio de doce meses por el que se presentó o debió haberse presentado declaración anual o, cuando se hayan ejercido las facultades de comprobación en relación con el ejercicio cuya documentación se microfilma o se graba, hasta la fecha en que quede firme la resolución que, en su caso, se haya emitido con relación a dicho ejercicio de facultades. Los documentos que comprueben la adquisición de bienes de inversión, los aduaneros, los de tenencia o uso de vehículos, la documentación relacionada con aportaciones de seguridad social y las declaraciones de contribuciones, deberán conservarse en original durante el plazo que al efecto señala el artículo 30 del Código, en tanto no se extingan las facultades de las autoridades fiscales en los términos del artículo 67 del citado ordenamiento.

Resolución Miscelánea Fiscal I.2.10.1. – Uso de discos ópticos compactos o cintas magnéticas

I.2.10.1. Para los efectos de los artículos 30, sexto párrafo del CFF, 31, último párrafo y 52 de su Reglamento, los contribuyentes que opten por microfilmar o grabar parte de su contabilidad, podrán utilizar discos ópticos, compactos o cintas magnéticas, siempre que cumplan con los requisitos siguientes:

I. Usar en la grabación de la información discos ópticos de 5.25″ o 12″, discos compactos o cintas magnéticas, cuyas características de grabación impidan borrar total o parcialmente la información.
Los discos ópticos, compactos o cintas magnéticas, deberán tener una etiqueta externa que contenga el nombre, la clave del RFC, el número consecutivo de dichos medios, el total de los documentos grabados, el periodo de operación y la fecha de grabación. Los documentos deberán ser grabados sin edición alguna y en forma íntegra, mediante un digitalizador de imágenes que cubra las dimensiones del documento más grande, con una resolución mínima de 100 puntos por pulgada.

II. Tener y poner a disposición de las autoridades fiscales, un sistema ágil de consulta que permita a las mismas localizar la documentación de una manera sencilla y sistemática.
La consulta de documentos grabados en los dispositivos mencionados, deberá ser tanto por los expedidos como por los recibidos, clasificados conforme se establece en el artículo 52 del Reglamento del CFF.

El último documento grabado en el dispositivo, deberá contener el valor total de los asientos de diario, identificando el total de créditos y cargos del mes.
III. Tratándose de documentos que contengan anverso y reverso, grabarlos consecutivamente, haciendo referencia o anotando en el anverso que la información se complementa con la contenida en el reverso del mismo documento y haciendo referencia o anotando en el reverso de cada uno de ellos, los datos que permitan identificar el anverso.

Cuando se trate de documentos que contengan varias fojas, las mismas se grabarán consecutivamente y en la primera de ellas deberá señalarse el número de fojas de las que consta.
CFF30 , RCFF 31 , 52

 

FrankGamezCPC Francisco Gamez Ponce
MGI Despacho Gamez Leyva y Asociados S.C.
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CONTADOR PUBLICO CERTIFICADO, MASTER EN IMPUESTOS, CONSULTOR EN PROCESOS y PLANEACION ESTRATEGICA, AUDITOR FINANCIERO

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