Tablas dinámicas en excel – Los contadores deberíamos usarlas mas seguido…

¿Realmente Necesito Saber Utilizar Tablas Dinámicas?

Autor:

Obed Cruz

➡ exceltrabajaporti.com

Una tabla dinámica es el método más potente y flexible de análisis de datos y de síntesis disponible en Excel.

Podría pasar horas explicado las ventajas de las tablas dinámicas y también algunos de sus problemas, pero creo que te vas a encontrar, si no lo has hecho, que las ventajas superan a sus inconvenientes. Hay tantas ventajas, de hecho, que voy a omitir sus inconvenientes en esta entrada y los dejare para una publicación posterior.

Así que si deseas saber si realmente necesitas conocer o utilizar esta poderosa herramienta te invito a leer el artículo completo, no te tomará más de 5 minutos.

PivotTable

¿Cuál es el propósito de las tablas dinámicas?

A menudo nos enfrentamos a una gran cantidad de datos que probablemente tienen algunos patrones interesantes,  pero hay tantos detalles que es casi imposible determinar los árboles que hay en el bosque.

Un informe detallado de 50 páginas de gastos por centro de costo es bastante difícil de tratar, pero puede convertirse en un verdadero dolor de cabeza si alguien necesita la suma total de los gastos según el proveedor.

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Ese es el tipo de cosas que las tablas dinámicas pretenden hacer por ti. Construyes una tabla dinámica de un conjunto de registros a detalle y Excel te da un resumen de los datos de cualquier manera que lo hayas especificado. Cualquier campo de los datos  por ejemplo, centro de costo, proveedor, número de orden de compra, meses, factura, etc   se puede utilizar para agrupar y resumir la información.

Me voy a tomar la libertad de escribir la descripción que Peter G. Aitken autor del libro Excel® PivotTables  and Charts hace  referente a las tablas dinámicas y que me parece muy acertada.

"Las tablas dinámicas le permiten dar significado a grandes cantidades de datos, son poderosas y una herramienta sofisticada que le permiten hacer cosas que serían imposibles o difíciles de hacer de otra manera.  Una tabla dinámica le permite tomar lo que parece ser una masa indescifrable de información  y extraer cualesquiera tendencias y patrones enterrados en los datos. Puede organizar y resumir datos, realizar comparaciones y extraer información significativa que puede ser muy valiosa para usted y su organización.

Las tablas dinámicas le permite girar o pivotar los datos sin procesar y analizar desde varias perspectivas para extraer la información que necesita.

Supongamos que usted es analista de alguna compañía de Retail. Todos los días recibe información detallada sobre las actividades de la tienda de ese día,  como el número de clientes que visitan la tienda por hora, las ventas  generadas de las 30 categorías,  los artículos devueltos para un reembolso o cambio, el número de empleados en servicio en diferentes momentos del día. No pasará mucho tiempo antes de que su Libro de Excel está lleno de estos datos en bruto, pero, ¿qué es lo que hace? Usted podría mirar esta información durante horas sin sacar alguna información útil. Pero con una Tabla dinámica puede rápido y fácilmente responder a las siguientes preguntas:

• ¿Qué días de la semana se muestran las ventas más altas?

• ¿Qué categorías de mercancías se venden mejor en las diferentes épocas del año?

•¿Son más empleados programados para trabajar cuando hay la mayor carga de clientes?

•¿determinadas categorías de mercancías sufren inusualmente altas tasas de devolución / cambio?

Estos son los tipos de preguntas que una empresa necesita para responder con el fin de operar eficientemente.  Estos son también los tipos de preguntas que las tablas dinámicas están diseñadas para responder.  El mismo tipo de análisis son apropiados para casi cualquier tipo de datos que usted puede imaginar, desde las encuestas políticas a los patrones del clima, desde el control de calidad en una planta de fabricación hasta los resultados de los exámenes en una escuela secundaria. Esa es la belleza de las tablas dinámicas – que son de gran alcance y flexibles -."

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Desde Excel 2000,  a las tablas dinámicas se le han venido agregado nuevas característica. Yo soy un gran fan de la utilización de tablas dinámicas para analizar información como datos financieros, datos operacionales y tendencias en los datos.

En esta liga http://goo.gl/svXpy  Microsoft nos proporciona un tutorial básico para crear Tablas Dinámicas, vale la pena leerlo porque está muy bien explicado.

El nombre de tabla dinámica puede parecer sencillo y de hecho usar esta herramienta es sencillo pero como todo, también tiene sus inconvenientes complejidades que estaremos analizando posteriormente.

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3 comentarios

  1. Gracias Javier, es bueno saber que les son útiles todos estos tips.
    Y efectivamente como comentas Marco, las tablas dinámicas deben de ser la herramienta principal para aquellas personas que tienen que gestionar grandes volumenes de información.

    Saludos.

  2. claro, muy útiles, pero depende el área en que te desempeñes…
    Un ejemplo de utilidad es la DIOT: en mi trabajo aún no se cargan los proveedores al sistema contable por el volumen de operaciones, de mas de 3000 operaciones, en 30 segundos me suma, ordena y filtra los proveedores, me crea la base para el copiado al cargabatch ahorrando horas de trabajo…

  3. Buena tarde

    Como siempre estoy en deuda con usted mi buen Obed Cruz. Los conocimientos que usted aporta son siempre muy valiosos y nos ayudan a nosotros los contadores a desempeñar mejor y mas rapido nuestro trabajo.

    Le agradezco inmensamente sus aportaciones.

    Atte

    LCP Javier

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