Prevenir fraude en auditoría – Boletín 6280

¿Cómo prevenir el fraude?

Autor: Michel Ayala

www.kimquezada.com

Constantemente vemos artículos en los medios de comunicación sobre casos de fraudes cometidos en organizaciones de todos tamaños, y nos damos cuenta que este tipo de conductas no respeta tamaño, giros, entornos, administraciones, etc.

El fraude es parecido a los fenómenos naturales, llega cuando menos se le espera, causa daños materiales a veces irreparables, con consecuencias monetarias devastadoras que frecuentemente rebasan los millones de pesos, afectando fuertemente la credibilidad de las administraciones. Lleva a la pérdida de clientes y a un sin fin de efectos colaterales. Por eso la pregunta: ¿está usted preparado para prevenir o atacar al fraude?

La guía de auditoría 6280 denominada “Ayuda para prevenir, disuadir y detectar el fraude”, proporciona algunas medidas que se pueden tomar para prevenir, disuadir y/o detectar el fraude en cualquiera de sus modalidades, incluso, el relativo al fraude financiero.

La Administración es responsable del diseño y la implantación de sistemas y procedimientos para la prevención y detección del fraude y, junto con el consejo de administración u otro órgano de vigilancia, de asegurar una cultura y un entorno que fomenten la honradez y la conducta ética. Sin embargo, debido a las características del fraude, pueden ocurrir distorsiones importantes en los estados financieros, a pesar de la presencia de programas y controles.

El fraude puede variar desde los robos de menor cuantía por parte de los empleados y comportamiento improductivo, hasta la malversación de activos y el fraude a través de emisión de estados financieros fraudulentos.

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La malversación de activos, aunque con frecuencia no afecta de manera importante las cifras en los estados financieros, de alguna manera pueden resultar en pérdidas substanciales si un empleado deshonesto tiene el incentivo y la oportunidad para cometer un fraude.

Image courtesy of imagerymajestic / FreeDigitalPhotos.net

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El riesgo de fraude puede ser reducido por medio de una combinación de medidas y acciones de prevención, disuasión y detección. Sin embargo, el fraude puede ser difícil de detectar porque con frecuencia involucra un encubrimiento a través de la falsificación de documentos o la colusión entre la administración, los empleados, terceras personas o entidades.

Las investigaciones al respecto, sugieren que la manera más efectiva de implementar medidas para reducir malos manejos, es la de basarlas en un conjunto de valores adoptados por la entidad.

Algunas medidas que la entidad puede implementar son:

  • Crear y mantener una cultura de honestidad y alta ética.
  • Evaluar los riesgos de fraude e implementar los procesos, procedimientos y controles necesarios para mitigar tales riesgos y reducir las oportunidades para el fraude.
  • Desarrollar un proceso apropiado de supervisión.

Aunque todo el equipo administrativo comparte la responsabilidad de implementar y monitorear estas actividades con la supervisión del consejo de administración, es importante que la Dirección General inicie y apoye tales medidas.

Los profesionales en recursos humanos son los responsables de implementar iniciativas y programas específicos consistentes con las estrategias de la dirección, que ayudan a crear un clima favorable de trabajo y reducir el riesgo de fraude:

  • Un sistema de reconocimiento y premiación que va de la mano con metas y resultados.
  • Igualdad de oportunidades en el trabajo.
  • Orientación hacia el trabajo en equipo y políticas participativas de toma de decisiones.
  • Programas de compensación profesionalmente administrados.
  • Programas de entrenamiento administrados profesionalmente y una alta prioridad para el desarrollo de carrera en la entidad.

Cada empleado tiene un conjunto único de valores y código propio de ética. Cuando enfrentan demasiada presión y una oportunidad de fraude es percibida, algunos empleados se comportarán en forma deshonesta.

La manera en que la entidad reacciona ante incidentes de sospecha de fraude puede mandar un fuerte mensaje a toda la entidad.

Las organizaciones deben ser proactivas para reducir las oportunidades de fraude al:

  • Identificar y medir los riesgos de fraude.
  • Tomar pasos para mitigar los riesgos de fraude identificados.
  • Implantar y monitorear controles internos apropiados de prevención y detección, y otras medidas de disuasión.

Para prevenir o detectar efectivamente el fraude, la entidad debe tener implantada una función apropiada de supervisión. La supervisión puede ser de varias formas y realizada por muchos dentro y fuera de la entidad, bajo la vigilancia global del comité de auditoría u otro órgano de vigilancia semejante.

Algunos de los elementos internos y externos que intervienen en el proceso de supervisión son:

  • Consejo de administración, comité de auditoría u órgano de vigilancia
  • Dirección.
  • Comisarios.
  • Auditores internos y externos.
  • Profesionales especializados en detección y prevención de fraudes.

Solo las organizaciones que toman en serio el riesgo de fraude y llevan a cabo la implantación de medidas para crear un clima que reduzca su ocurrencia, tienen éxito en su prevención.

 

➡ Fuente: Kim Quezada Blog

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