Organización y control de archivos electrónicos la base para un respaldo eficaz

ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS

BASE PARA UN RESPALDO EFICAZ

Autor: L.C. Bernardo Manuel Rodríguez Bravo

Supervisor Especialista Seguridad Social

A menudo, durante el desarrollo de las actividades cotidianas en la oficina, descargamos archivos de Internet, correos electrónicos, imágenes, documentos, instalamos nuevos programas, creamos accesos directos y en la mayoría de los casos son descargados nada más ni nada menos que en el Escritorio de la Computadora dejándolo en muchas ocasiones sin espacio, perdiendo de vista nuestro Wallpaper o imagen de fondo, ¿Y por qué razón van a dar ahí?, ¡Bingo! Esa es la pregunta del millón

La respuesta a dicho cuestionamiento es quizá la falta de cuidado en la organización y control en los archivos electrónicos, la cual traspasa las fronteras del escritorio llegando al disco duro e inclusive, a la carpeta de mis documentos.

Para tener un control adecuado de nuestros archivos y documentos electrónicos, es importante fijar políticas de control con filtros de seguridad para garantizar la confidencialidad de la misma e implementarlos ya sea de manera personal en caso de ser profesionista independiente o por la entidad cuando somos parte de una organización, con la finalidad de facilitar su localización y uso cuando sea necesario, además de cumplir con los parámetros de seguridad y confidencialidad requeridas por nuestra legislación.

Una vez fijadas nuestras políticas de control y administración de archivos electrónicos, mataremos dos pájaros de un tiro, ya que nos encaminaremos al cumplimiento de la norma de calidad en nuestros despachos, así como también tendremos facilidad para eficientar el proceso de seguridad de la información a través del backup o respaldo.

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Los tipos de respaldo utilizados principalmente son el full backup o respaldo completo, el respaldo incremental y el respaldo diferencial. El respaldo completo es realizar una copia total de la información; el respaldo incremental se realiza una vez teniendo el full backup, el cual consiste en adicionar los nuevos archivos al full backup, y por último el respaldo diferencial hace referencia únicamente a los archivos modificados a la fecha del último respaldo generado. Es importante señalar que para los respaldos incremental y diferencial se necesita un software especial para su uso por ejemplo Acronis True Image.

De acuerdo a los cambios constantes y periódicos en la tecnología de la información es importante conocer las formas para efectuar backups o respaldos de la información en tu empresa y las nuevas tendencias, por lo que a continuación mencionaremos algunas de ellas:
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1.RESPALDOS Y COPIAS DE SEGURIDAD LOCALES

Estos se realizan en dispositivos físicos (hardware) que van desde unidades de disco duros, dispositivos USB, tarjetas SD, y para mayor almacenamiento servidores RAID (conjunto redundante de discos independientes) que llevan la información a centros de datos seguros en forma de espejo, dependiendo de las necesidades de la empresa.

Ventajas: Es seguro, económico y cómodo recomendable para empresas PYME.

Desventajas: Tienen probabilidades de error al ser sensibles a los campos magnéticos y dañar los archivos en ellos guardados, de la misma forma son vulnerables a las descargas eléctricas.

Recomendación: Una vez respaldando en estos medios, es importante realizar validaciones aleatorias a los archivos de mayor relevancia.

2.RESPALDOS Y COPIAS DE SEGURIDAD EN RED (SERVIDORES VIRTUALES O NUBE)

Son proveedores de respaldo en línea que ofrecen servicios para usuarios y empresas. Los principales servicios gratuitos en la nube son:

•ADRIVE. 50 GB.

•SKYDRIVE. 25 GB (funciona con tu cuenta Hotmail, Outlook, Live).

DROPBOX. 2 GB (funciona con cualquier cuenta de correo).

Cabe destacar que excediendo la capacidad gratuita se manejarían costos de acuerdo a la capacidad de almacenamiento que se desee incrementar.

Ventajas: No tener que cargar con dispositivos adicionales, no es necesario usar cables, solo necesitas de tu computadora, tableta o teléfono y estar conectado a Internet, además funciona mejor si se cuenta con banda ancha de clase empresarial.

Desventajas: Se depende de la calidad de la conexión a Internet para el óptimo funcionamiento, la información almacenada en la nube es susceptible y vulnerable a riesgos cibernéticos.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES:

Es importante contar con información organizada conforme a políticas definidas por el usuario o la empresa, evitando a toda costa la dispersión de la información, de esta manera será posible efectuar un proceso de respaldo ágil, confiable y seguro.

Por otra parte, es importante realizar un calendario de respaldo acorde a las necesidades personales o de la empresa y su estacionalidad en la generación de la información, no obstante siempre es relevante la opinión de un especialista en el tema para llegar a los objetivos deseados, pues la información es uno de los activos más valiosos para cada persona y/o empresa y no debe ponerse en riesgo.

L.C. Bernardo Manuel Rodríguez Bravo,

Supervisor Especialista Seguridad Social

Colaboraciones especiales.

Ing. Gonzalo Moreno,

Ing. Iván Olivares Guerrero e

Ing. Rodrigo Gámez Trejo

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2 comentarios

  1. A esto yo aumentaria la importancia de tomarse 30 segundos para nombrar los archivos de manera que el nombre nos ayude a identificar el contenido del archivo.

    Es muy comun que lleguen archivos con nombre “contrato” o “carta” o “edo de cuenta”.

    Yo lo que hago y recomiendo es que el nombre del archivo sea descriptivo, por ejemplo “cto servicios empresa A – empresa b”.

    Otra recomendacion es que los archivos PDF se nombren usando su fecha YYYY-MM-DD para que asi la computadora nos los organice cronológicamente de manera facil.

    Saludos.

    JM

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