Puntos finos de la facturación electrónica. << Lectura MUY recomendable.

Puntos finos de la facturación electrónica.

Autor: Ing. Julio Zavala

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Como resultado de la reforma fiscal, todos los contribuyentes deben emitir CFDi’s por las operaciones que lleven a cabo. Esto ha sido resultado del gran esfuerzo llevado a cabo por los equipos de trabajo internos y externos de la empresa, expertos en diferentes áreas como la tecnológica, administrativa, fiscal y también contable.

Desafortunadamente el tema no termina aquí, de hecho, apenas comienza, por lo que a continuación se precisan los puntos más relevantes que hay que cuidar después de haber implementado el sistema de facturación electrónica en su empresa:

  • Comprobante deducible: Aún no queda le claro a ciertos contribuyentes que lo que realmente importa es el archivo XML y no la representación impresa en papel, que dicho sea de paso solo presume la existencia de un CFDi electrónicamente expresado en un archivo XML. Estos archivos deben estar resguardados al menos durante 5 años en medios electrónicos, siendo aplicable tanto para los CFDi’s que emitimos y los que recibimos. Hablando de éstos últimos, no únicamente son los que recibimos por concepto de las principales operaciones de la empresa – compras de mercancías, por ejemplo -, sino erogaciones sobre las cuales sigue existiendo la práctica de comprobación equivocada, como son los viáticos y gastos menores, las cuales son reembolsadas sólo bajo un soporte documental de una impresión del PDF, pudiendo tratarse de erogaciones acumuladas en el ejercicio de consideración, finalmente no deducibles.
  • Discrepancia fiscal: Regularmente las grandes cadenas comerciales o tiendas departamentales operan bajo el concepto de membresía o afiliación. Así las cosas cuando el cliente compra sus productos, sus sistemas emiten en automático el comprobante correspondiente quedando la transacción alojada en su base de datos. Estas transacciones son reportadas por el PAC al SAT, por lo que al final del ejercicio, éste último va a asumir que tuvimos gastos superiores a los que incluimos en nuestra declaración del ejercicio, generando con ello un problema de discrepancia fiscal. En consecuencia es recomendable sea cuidadoso al momento de aplicar para ser aceptado como miembro en estas casas comerciales, ya que a la postre, pudiera usted estar en problemas, máxime si llegara a utilizarla para hacer compras para amigos a familiares, con el ánimo de acumular puntos a su favor.

  • Validación de los CFDi recibidos: Es obligación del contribuyente revisar que el XML que recibe, ya sea producto de una compra o un gasto sea válido. El sitio web del SAT tiene un apartado para validar varios elementos del XML para determinar que se trata de un CFDi firmado y sellado correctamente, pues podríamos incurrir en la no-deducibilidad de un comprobante recibido si tuviera algún un error de emisión. Es recomendable llevar a cabo esta validación antes de proceder a su almacenamiento. También es bueno llevar a cabo auditorias documentales internas, que permita asegurar que los archivos se están resguardando adecuadamente.Otro proceso de validación es post-almacenamiento, supongamos que un proveedor nos emite un CFDi y en un acto de mala fe, error involuntario u omisión, procede a darlo por cancelado con posterioridad a la fecha de recepción – previamente validado por nosotros mismos – y éste no nos reporta tal cambio, estaríamos ante un grave problema de no deducibilidad, ya que, el SAT al ejercer sus facultades de comprobación va a detectar que el comprobante no es válido porque fue cancelado.A este tipo de eventualidades es a la que nos estaremos enfrentando, por lo que, hay que ser muy escrupulosos con los proveedores que se contraten, y llevar a cabo revisiones selectivas sobre los comprobantes de mayor valor, aun y cuando previamente ya se hayan validado por nosotros mismos.
  • Cotejo de los CFDi’s emitidos: Si bien es cierto que el software que utilicemos para emitir CFDi’s indica cuando existe un problema de comunicación en el momento del timbrado – que pueden ser de distintas índoles – existen situaciones en las que el CFDi es timbrado de forma correcta, pero los servicios web (web services) del PAC por determinadas circunstancias no alcanzan a regresar la respuesta de timbrado exitoso a nuestra aplicación, por lo que ésta marca un error y en algunos casos sugiere que se intente más tarde.

Si se realiza el intento más tarde y el documento permanece igual, por el algoritmo de firma digital implementado en la facturación electrónica, se detectaría que el documento ya ha sido timbrado y no existiría mayor problema, pudiendo descargar el comprobante, pero si por alguna razón cambiamos algún dato (como por ejemplo la fecha o la hora del documento) este pequeño cambio hará que el documento sí se pueda timbrar teniendo ahora un duplicado del mismo.

En nuestro sistema ya aparecerá timbrado correctamente con el folio X, pero con el PAC tendremos 2 documentos casi idénticos con – para nuestro ejemplo – fecha u hora distinta y el mismo folio X. Recordemos que el folio interno que le damos a nuestros comprobantes no forma parte de la cadena original que es un mecanismo que los PACs utilizan para determinar si un documento no ha sido timbrado y poderle asignar el folio fiscal (UUID).

Ante estas posibilidades, debemos cotejar los CFDi’s emitidos (según nuestros sistemas) contra los que los registros del SAT señalan. No quisiéramos encontrarnos con una sorpresa que un comprobante de 1 millón de pesos fuera timbrado 2 veces y que en nuestro sistema solo apareciera una vez.

Estado del CSD: El certificado de sello digital es la tecnología que el SAT definió para realizar el sellado de nuestros CFDi’s. Es pues lo que nos va a permitir cerrar una transacción comercial que normalmente viene acompañada de un pago. Si la vigencia de éste está por terminar es muy recomendable comenzar a tramitar otro, pues algunos PACs dan 72 horas hábiles para poder reconocer un CSD recién tramitado.

Esto significa que si hoy caducó nuestro CSD en algunos casos si lo tramitáramos inmediatamente podrían pasar hasta 3 días hábiles para que podamos emitir un CFDi válido. Por otro lado, el SAT maneja un criterio discrecional en el que puede revocar en determinadas situaciones un CSD sin notificarlo, por lo que pueden pasar varios días después de haber debatido con la gente de sistemas, con el PAC o con el proveedor de software sobre por qué no podemos emitir CFDi’s para darnos cuenta que nuestro CSD fue revocado por el SAT, y en estos casos aclarar o corregir esta situación con el SAT, seguramente nos tomará más de una semana en el mejor de los casos, retrasando seriamente las operaciones para las cuales nuestra empresa fue creada

Como podemos ver, haber migrado al esquema de facturación electrónica no fue la meta, sino el camino, hacia una un fiscalización mas sistematizada en donde nosotros como contribuyentes, debemos estar informados, asesorados, tener un mejor seguimiento en tareas que anteriormente no se realizaban; estar listos para lo que viene, toda vez que esta migración fue preparar el escenario para agilizar y facilitar a la entidad fiscalizadora su labor recaudadora para los nuevos retos que enfrenta y enfrentará nuestro país.

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2 comentarios

  1. RAUL FRIAS MEZA
    compre mis facturas electronicas y ya las timbre
    pero en el sat no las valida, que hago/

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