Recomendaciones prácticas para el correcto pago de cuotas obrero-patronales


Recomendaciones prácticas para el correcto pago de cuotas obrero-patronales

Autor: Dinorah Orduño

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Una de las principales obligaciones que tienen los patrones ante al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) es determinar las cuotas obrero patronales a su cargo y enterarlas a más tardar el día 17 del mes inmediato siguiente; esto de conformidad a los artículos 15 fracción III y art 39 de la LSS. La obligación de determinar las cuotas deberá cumplirse aún cundo no se realice el pago correspondiente, dentro del plazo antes señalado.

Por su parte, el IMSS en función a revisiones, compulsas y amarres en sus bases de datos, al detectar errores u omisiones en el entero de las cuotas, podrá determinar y fijar en cantidad líquida los créditos fiscales omitidos, más recargos, actualizaciones y multa del 40% sobre el importe omitido, mismas que deberán cubrirse dentro de los 15 días hábiles siguientes a la fecha en que surta efectos su notificación.

En aras de minimizar el riesgo de incumplimiento y por consecuencia de que el IMSS determine cuotas u aportaciones omitidas, recomendamos haga lo siguiente:

1.-Movimientos afiliatorios extemporáneos.

Uno de los principales motivos por los que el IMSS emite diferencias a cargo, se debe al envío de los movimientos de alta, baja o modificación, fuera de las fechas señaladas en el art. 15 de la LSS. Es por ello de vital importancia enviarlos a tiempo.

No obstante lo anterior hay ocasiones en que el sistema rechaza el movimiento o simplemente la página se satura y el movimiento ya no se presenta en tiempo; en este caso recomendamos dar seguimiento al envío de los movimientos y en caso de que estos sean extemporáneos pagar las cuotas de la siguiente manera:

Altas sean extemporáneas o no. Se deberá pagar las cuotas  a partir del día que el trabajador inicia sus labores.
Bajas extemporáneas. Se deberán de pagar las cuotas hasta la fecha de presentación del movimiento.
Modificaciones ascendentes Se deberán pagar las cuotas a partir del día de la fecha en que entre en vigor el cambio de salario
Modificaciones descendentes extemporáneas. Se deberán de pagar las cuotas con el nuevo salario hasta la fecha de presentación.
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2.- Sistema de nómina.

Por lo general, el sistema hace gran parte del trabajo; sin embargo los mayores errores se presentan al momento de ingresarle la información. Tome en cuenta lo siguiente:

a) Analizar qué conceptos está pagando la empresa y confirmar si éstos gravan o no de acuerdo al art 27 de la LSS y en caso de que graven revisar que el sistema lo esté integrando al salario diario integrado.

b) Verificar que el sistema cambie automáticamente los factores de integración cuando el trabajador cumple aniversario en la empresa.

c) Revisar que el sistema de nóminas este actualizado tanto en empleados como en tablas de impuestos, porcentajes de retención para efectos de IMSS, salarios mínimos, prima de riesgo, etc.

d) Supervisar constantemente que los puntos mencionados con anterioridad se están llevando a cabo, de manera mensual preferentemente.

3.- Realizar Confrontas SUA VS Emisiones mensuales y bimestrales de autodeterminación.

La mayoría de los sistemas de nómina, tienen este módulo, el cual consiste, como su nombre lo indica, en cotejar los datos del pago SUA contra las emisiones que emite el Instituto, o bien en la página de IMSS también cuenta con esta aplicación, pero no es 100% segura ya que si se envía un movimiento en los días últimos del mes por lo general no son captados por el IMSS.

4.- Revisiones externas.

Nunca está de más la opinión de un especialista en el tema, el cual verifique que las cosas se están haciendo de manera correcta y corrobore que el personal de su empresa si está capacitado para esta tan importante labor.

5.- Documentación.

Conservar toda la documentación soporte por un periodo de 5 años, para estar prevenidos en caso de revisiones y requerimientos por parte del IMSS contando de esta forma con los elementos suficientes para defenderse en caso de algún litigio contra la autoridad. Los documentos son:

  • Recibos de pagos de nóminas.
  • Pagos de SUAS.
  • Emisiones mensuales y bimestrales de autodeterminación.
  • Incapacidades.
  • Contratos.
  • Movimientos afiliatorios de altas, bajas y modificaciones.
  • Finiquitos, etc.

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