Contabilidad Electrónica y Buzón Tributario (Big Brother Fiscal) – Tips y comentarios por @MgiMexico

REGLAS DEL S.AT. SOBRE CONTABILIDAD ELECTRÓNICA

Por: Comité Fiscal MGI en México @MgiMexico *

Sitio web: mgimexico.com

El viernes 4 de Julio se publicó en el Diario Oficial de la Federación la 2ª modificación a la Resolución Miscelánea Fiscal 2014, esta información complementa la información que estaba pendiente sobre los principales aspectos que tienen que ver con la Contabilidad Electrónica que, como ustedes saben por la Reforma Hacendaria de este año, son disposiciones diferidas para entrar en vigor en Julio de este año. Las Reglas principales a tomar en cuenta son las siguientes:

I.2.8.6 Contabilidad en medios electrónicos

Los contribuyentes obligados a llevar contabilidad, excepto aquellos que registren sus operaciones en la herramienta electrónica “Mis cuentas”, deberán llevarla en sistemas electrónicos con la capacidad de generar archivos en formato XML que contengan lo siguiente:

Se establece que los contribuyentes obligados a generar un archivo “XML” que contenga información la contabilidad son todos los que estén obligados a llevar una contabilidad conforme a lo señalado en la Ley del I.S.R. Revisando las obligaciones de los diferentes regímenes fiscales podemos señalar lo siguiente:

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El archivo “XML” de la contabilidad electrónica que se estará enviando al SAT deberá contener lo siguiente:

I. Catálogo de Cuentas: Se define en el Anexo 24 la estructura que debe tener la contabilidad fiscal de los contribuyentes. Dicho anexo establece, entre otras cosas, el uso de un código agrupador en el catalogo de cuentas que se usa en la contabilidad. Dicho código se maneja únicamente en dos niveles: Cuenta y subcuenta. Ejemplo:

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II. Balanza de Comprobación con saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de cada una de las cuentas.

III. Información de las Pólizas generadas incluyendo el detalle por transacción, cuenta, subcuenta y partida así como auxiliares. De ser posible, en cada póliza se deben distinguir los CFDI de cada operación que ampare dicha póliza.

I.2.8.7. Cumplimiento de la disposición de entregar contabilidad en medios electrónicos de manera mensual

El envío de la información será a través del “buzón tributario” conforme a la siguiente periodicidad:

I. Catálogo de Cuentas. Solo un envío inicial por contribuyente y cada vez que dicho catalogo sea modificado

II. Balanza de Comprobación: Envío mensual con el plazo siguiente:

Tipo de contribuyente Plazo de envío
Personas morales A más tardar el día 25 del mes inmediato posterior
Personas físicas A más tardar el día 27 del mes inmediato posterior

III. Información del cierre del ejercicio, incluyendo ajustes de declaraciones anuales

Tipo de contribuyente Plazo de envío
Personas morales A más tardar el día 20 de abril del ejercicio inmediato posterior
Personas físicas A más tardar el día 22 de mayo del ejercicio inmediato posterior

Casos en que los contribuyentes entregarán la información en las oficinas locales del S.A.T. que le corresponda por su domicilio fiscal, a través de medios electrónicos tales como: CD, DVD, memorias flash, en los plazos señalados:

1.- Contribuyentes en zonas sin acceso a internet.

II.- En el caso de que el tamaño de los archivos no permita enviarlo por los medios señalados en la regla.

 

I.2.8.8. Cumplimiento de la disposición de entregar contabilidad en medios electrónicos a requerimiento de la autoridad

Los contribuyentes obligados a llevar contabilidad, excepto aquellos que registren sus operaciones en la herramienta electrónica “Mis cuentas”, (Personas Físicas), cuando les sea requerida la información contable sobre sus pólizas por la autoridad fiscal en alguna auditoria o revisión de trámites de devolución o compensación de saldos a favor lo presentarán en archivo electrónico.

Artículo Décimo Tercero Transitorio. Plazos adicionales para el cumplimiento inicial.

El envío del archivo “XML” con la contabilidad electrónica es para las operaciones celebradas a partir del 01 de julio del 2014 y se deberá cumplir con dicha obligación bajo el siguiente calendario:
 

Balanza de comprobación del mes de:

 

Mes de entrega:

Julio Octubre 2014
Agosto Noviembre 2014
Septiembre y Octubre Diciembre 2014
Noviembre y Diciembre Enero 2015

- El Catalogo de Cuentas deberá enviarse en el mes de Octubre.

- La autoridades fiscales podrán requerir pólizas en el ejercicio de facultades de comprobación, incluyendo revisión de trámites de devolución o compensación de saldos a favor, a partir del ejercicio 2015

- Las personas físicas inician en Enero 2015 sus obligaciones de Contabilidad Electrónica

Recomendaciones:

1. Los contribuyentes deben tener registros contables actualizados cumpliendo con las características de los artículos 32 y 33 del Reglamento del Código Fiscal de la Federación. (Integración de la Contabilidad, Documentos que forman parte de la Contabilidad y Requisitos de los Registros o asientos contables)

2. El software contable que manejen en las empresas deberá cumplir con los requisitos técnicos que señala la Resolución Miscelánea.

3. Deben establecerse procesos de registros contables con mayor control y oportunidad en las empresas para cumplir en tiempo y forma con las nuevas obligaciones de envío de balanzas de comprobación mensual y respaldos electrónicos de pólizas contables.

4. Si bien es cierto se inicia en Julio con la obligación de Contabilidad Electrónica para Personas Morales, las Personas Físicas deben estar atentas a estas reglas ya que en Enero 2015 también deberán cumplir con este esquema salvo que utilicen la herramienta “Mis Cuentas”

Buzón Tributario.- “Es un Sistema de comunicación electrónico entre las Autoridades Fiscales y los contribuyentes (Personas Físicas y Morales)”, el cual a partir del 30 de junio de 2014, es obligatorio para las Personas Morales y el 1 de enero de 2015, para Personas Físicas.

El 14 de agosto de 2013 se publicó la TERCERA Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2013, en donde se adicionó la regla II.2.10.5, que establece el procedimiento de las notificaciones electrónicas realizadas por medio del Buzón Tributario, la cual menciona lo siguiente:

·         Las notificaciones electrónicas por documento digital se realizarán a través del “Buzón Tributario” disponible en la página de Internet del Servicios de Administración Tributaria (SAT), en la opción “Mi portal”.

·         Previo a la realización de la notificación, al contribuyente le será enviado al correo electrónico proporcionado al SAT al momento de generar su FIEL o bien, al que haya señalado para tal efecto, un aviso indicándole que en el “Buzón Tributario” se encuentra pendiente de notificación un documento emitido por la autoridad fiscal.

·         Los contribuyentes, al momento de accesar al “Buzón Tributario” podrán actualizar la cuenta de correo electrónico al que serán enviados los avisos señalados en el párrafo anterior.

·         Las notificaciones electrónicas a que se refiere esta regla, se tendrán por realizadas cuando se genere el acuse de recibo electrónico en el que conste la fecha y hora en que el contribuyente se autenticó para abrir el documento a notificar y surtirán sus efectos al día siguiente a aquél en que fueron hechas.

·         Los contribuyentes contarán con 5 días para abrir los documentos digitales pendientes de notificar, dicho plazo se contará a partir del día siguiente a aquél en que el SAT le envíe el aviso por correo electrónico; de no abrirlo, la notificación electrónica se tendrá por realizada al sexto día, contado a partir del día siguiente a aquél en que le fue enviado el referido aviso.

 

Recomendaciones en BUZÓN TRIBUTARIO:

- Dar de alta los correos de las personas responsables de atender la situación fiscal de la empresa y dejar claramente definido quien será el responsable principal de atender el buzón tributario (el buzón tributario permite máximo cinco), ya que de no abrirlo después de los 5 días en que surtió efectos la notificación, se tendrá por realizada al sexto día.

Comentarios finales:

La autoridad fiscal podrá ahora cruzar la información contable mes a mes de las empresas contra lo declarado en sus pagos provisionales (Pago Referenciado), los ingresos reportados en facturación electrónica y lo que sus proveedores lo declaren mediante la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT)

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Los contribuyentes hoy más que nunca deben estar bien asesorados en materia fiscal por las novedades en materia de fiscalización así como en materia financiera y de control interno relacionadas a las nuevas obligaciones derivados de la Reforma Hacendaria 2014

Coautores:

Comité Fiscal MGI en México @MgiMexico

CPC Francisco Gámez Ponce – CP Edgar Castro Miranda – CPC José Gpe. Chávez Domínguez – CP Francisco Ames Moreno

Sitio web: mgimexico.com

Referencia de información:

http://www.dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5351246&fecha=04/07/2014

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3 Comments

  1. Toco el punto que menciona, casos en que la información se deberá entregar en las Oficinas del SAT.
    Esto sin duda únicamente representa, una molestia más y gastos para la empresa tomando en cuenta si la empresa hace una inversión en sus sistemas contables para que el archivo xml se pueda generar y que por la inoperancia de los sistemas del SAT no se pueda dar cumplimiento a esta obligación por ese medio todo esto ” que por el tamaño del archivo” que barbaridad.

    saludos cordiales.

  2. buenas tardes una pregunta las dependencias federales y publicas que dependan del gobierno asi como escuelas que dependan del mismo estan obligados a llevar contabilidad electronica ya que un contador dice que no con el siguiente fundamento:los organismos descentralizados que no tributen conforme al titulo II de esta ley, solo tendran las obligaciones del parrafo anterior articulo 86 FRACCION V PARRAFO 5 Y 6 ese es su argumento y yo le digo que no ya que el mismo articulo nos dice que las personas morales del titulo III tendran las obligaciones que marca el codigo y entre ellas esta la contabilidad electronica en espera de su valioso comentario saludos

  3. Cabe mencionar que si el correo no lo configuraron con numero telefonico y por error lo actualizaron al momento de pedir la contraseña sera enviadaa otro pais con codigo en vez de a mexico +52 y el pais de origen al registrar el correo, yo tube que volver a hacer los correos cuidando de eso para ser el legitimo propietario del correo.

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