Hoy como ayer, los documentos originales son fatalmente necesarios.

Contrakto, redacción y revisión de contratos

Los Documentos Originales son Fatalmente Necesarios

Autor colaborador: Carlos García

Web del autor: contrakto.com.mx

Twitter: ContraktoMx

Como lo dice el título de este artículo, los documentos originales son, aún hoy en día, imprescindibles al hacer negocios.

Lo digo, incluso con algo de pesar, ya que la tecnología nos ha ayudado a trabajar en forma más veloz y y menos burocrática.  El uso de uso de documentos en PDF ha hecho que todo sea mas “fácil” pero también ha dado a muchos empresarios una falsa idea de seguridad.

Y que coste que, sin duda, a mi me gusta usar la tecnología para facilitar y acelerar el trabajo pero, cuando se trata de contar con evidencias de actos o transacciones, no hay nada mejor que tener a la mano los documentos originales.

Recordemos que los tribunales han concluido, y así lo establece la ley, que las copias simples de documentos solo dan un indicio de que los originales existen pero no dan certeza al juez de la existencia de dichos originales.

Por otro lado, suponiendo que ya estuviéramos ante una demanda judicial, solo con el documento firmado en original es que un perito en grafoscopía puede llegar a determinar si cierta persona efectivamente firmó o no el documento.  Por ello, la importancia de las firmas originales.

Un caso real…

Hace unos días fui consultado por un empresario al que se le debe una cantidad importante de dinero.  El empresario ya estaba harto de las largas y los “espérame tantito” que el deudor le había pedido.

Esta empresa cuenta con un contrato que protege la operación celebrada con el deudor y con diversos otros documentos que bien servirían para fundamentar la demanda (actas de entrega, cartas, correos, facturas con leyendas de aceptación, etc.) en contra del deudor pero, desafortunadamente, no contaba con papeles en original.

…Y los documentos originales?

Resulta ser que cuando fui consultado para evaluar el caso y, a partir de ahí, plantear una recomendación jurídica, el acreedor me entregó copias simples de los documentos y, con ellos como base, hice la evaluación.

Como parte del análisis y de la opinión que emití, le hice saber al empresario que, para iniciar una demanda en contra del deudor sería necesario adjuntar a la demanda los originales de los documentos que me había entregado en copia simple.

Al poco tiempo el empresario me comentó el acreedor que no encontraba los originales.

Sin documentos originales es muy difícil sustentar una demanda judicial.

Los abogados siempre hablamos de las firmas en los documentos y que éstas se obtengan en original.

Muchos empresarios, cuando están entusiasmados por cerrar una venta no reparan en la importancia de los documentos originales que hacen constar los acuerdos entre las partes.

También, los abogados entendemos que los negocios tienden a moverse rápido pero siempre que se trate de operaciones a crédito, sobre todo el vendedor debe detenerse y pensar en cómo se evidenciaría la operación en juicio si es que el negocio saliera mal.

Pocos, muy pocos, se detienen a pensar en ésto ya que a nadié le gusta pensar que las cosas pueden irse cuesta abajo.

Me da la impresión de que muchos empresarios, como cuando uno se va a casar, tienden a pensar que todo siempre saldrá bien y que por ello no es necesario o bien no es tan importante contar con un buen contrato que proteja a ambas partes – efectivamente, el contrato debe proteger tanto al comprador como al vendedor, desde sus particulares perspectivas.

Ayuda a tu abogado a que te ayude.

No puedo mas que hace mucho hincapié en la importancia del “derecho preventivo”.  El objetivo de esta rama del derecho es apoyar para que los negocios se lleven a cabo bien, resultando en beneficios para ambas partes y no solo para una de ellas.

Ahora sí que como dice el dicho… “ayúdame a ayudarte”.

Recuerda que los abogados, sobre todo en materia mercantil, trabajamos, en la mayoría de las ocasiones, con los elementos de prueba que los clientes nos dan.  Si tu, como empresario, no cuentas con elementos de prueba que soporten el caso que se pretende plantear a un juzgado, será difícil tramitar una demanda que pueda, en forma efectiva, buscar el cobro de una deuda o la ejecución forzosa de un derecho.

Aunque parezca burocrático, por favor, siempre firma y haz que te firmen en original los documentos que puedan ayudarte a cobrarle a tu deudor.  Incluso, de preferencia, obtén también la firma de testigos.

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Sobre el autor: Carlos García es abogado desde hace mas de 14 años. Se especializa en derecho mercantil y civil, enfocado a la redacción y elaboración de contratos.

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