Atención con la revisión de tu Contabilidad Electrónica.

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REVISIÓN DE CONTABILIDAD ELECTRÓNICA

Autor colaborador: 

L.C. Emmanuel Guerrero Romero

Encargado de Auditoría

Domínguez, Reséndiz, Cuevas y Asociados, S.C.

Desde  que  nació  la  obligación  de  enviar  contabilidad  electrónica mensualmente  al  SAT,  han  surgido  muchas  dudas  de  su  correcta implementación,  ya  que  se  mezclan  tanto  la  parte  electrónica  (la correcta  implementación  del  sistema),  así  como  la  parte  operativa  del usuario (la agrupación de acuerdo a los códigos agrupadores).

Incluso  el  tema  más  importante  es  cuando  las  empresas  tienen  su propio  sistema  contable  desarrollado,  ya  que  tienen  que  confiar plenamente en lo que se ha desarrollado y no se tiene la certeza de que los archivos sean generados de manera correcta.

De igual manera aunque se haya comprado un sistema para cumplir con todos los requisitos, para enviar la contabilidad electrónica dependiendo de su instalación y aplicación hemos detectado muchas variantes en el mismo.

Hay que recordar que para cumplir con todos los requisitos del sistema contable de acuerdo a la regla 2.8.1.6 de la RMF vigente, son 5 archivos que  el  sistema  de  contabilidad  tiene  que  generar  correctamente  en formato XML y son:

  • Catálogo de cuentas (Envío obligatorio)
  • Balanza mensual (Envío obligatorio)
  • Pólizas contables  (Envío  a  requerimiento  de  la  autoridad)*Se tienen 15 días para presentar
  • Reporte auxiliar  de  folios  fiscales  (Envío  a  requerimiento  de  la autoridad) *Se tienen 15 días para presentar
  • Auxiliar de  cuentas  (Envío  a  requerimiento  de  la  autoridad)*Se tienen 15 días para presentar

En la práctica se han encontrado algunas deficiencias como son:

Implementación del sistema:

  • Cuando se  agregan  nuevas  cuentas,  el  sistema  no  alerta  que  se tienen que agrupar estas nuevas cuentas.
  • Envío sin cuadrar la balanza de comprobación, porque el sistema no procesa  adecuadamente  los  datos,  sobre  todo  cuando  hay datos en negativo.
  • Programas incompletos,  es  decir,  no  cumplen  con  los  5  archivos que  la  autoridad  pudiera  requerir,  así  como  que  se  pueden generar y no cumplir con todos los requisitos técnicos.
  • Generación de pólizas contables incompletas, es decir, no cumple con todos los requisitos de técnicos la generación de pólizas.

Parte Operativa:

  • Cuando se agregan nuevas cuentas puede ser necesario agregar el código agrupador o no (de acuerdo a cada agrupación).
  • No  se  registran  y  provisionan  los  impuestos  mensualmente,  de acuerdo al Reglamento del Código Fiscal de la Federación.
  • No  se  adjunta  (vinculan)  de  manera  correcta,  los  comprobantes fiscales  digitales  conforme  lo  marca  el  RCFF  y  la  RMF,  esto generaría  la  obligatoriedad  de  tener  listo  o  generar  un  nuevo archivo  que  se  llama  “Reporte  Auxiliar  de  Folios  Fiscales” (situación que hay que prevenir), ya que no es tan rápido el tener listo éste tipo de archivos.
      • En  los  comprobantes  de  compras/gastos  del  extranjero, también se tiene que hacer referencia a éste.
      •  En  el  registro  contable,  al  momento  de  cobro  y  pago  es obligatorio  registrar  el  método  de  pago  (Cheque, Transferencia, etc.) e incluso  poner  datos adicionales como número de cheque, la cuenta bancaria del emisor y receptor.

Por todo lo antes expuesto es necesario que exista una revisión a detalle en la parte “técnica” de la generación de los archivos que mensualmente se están enviando al SAT, ya que normalmente las empresas tienen un cuidado  especial  cuando  se  envía  la  declaración  anual,  ya  que  en  ella iban  datos del balance  y estado de resultados, pero ahora al enviar la balanza de manera mensual, la autoridad lo convierte en un balance y un estado de resultados y lo que hace la autoridad es:

Verifica  que  los  cargos  y  abonos  del  estado  de  resultados  sean coherentes con la empresa (Comprobantes emitidos, recibidos).

  • Que  las  retenciones  expresadas  en  la  balanza  al  cierre  del  mes, sean las que se pagaron en esos meses.
  • Incluso ahora con la nueva versión de los CFDI 3.3, verificará con los impuestos efectivamente cobrados y trasladados.

Finalmente la autoridad en éste año la autoridad también obligará a migrar a la nueva versión 1.3 de archivos de la contabilidad electrónica, situación que puede aprovechar para generar las infracciones que tiene contempladas desde el año 2016 en el CFF y que en la actualidad no las ha hecho efectivas.

L.C. Emmanuel Guerrero Romero

Encargado de Auditoría

Domínguez, Reséndiz, Cuevas y Asociados, S.C.

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Un comentario

  1. Santo Dios…que enredoso.
    Cuando pudiera ser sencillo y no lo es.
    Esa situación aunque no la vivimos la sentimos al intentar
    OBEDECER esa obligación, que nos genera un sinnúmero de confusiones, y pareciera que esa es la verdadera intención.

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