Cuentas de orden – Fundamento, clasificación y uso práctico-

CUENTAS DE ORDEN

Los estados financieros presentan razonablemente tanto la situación financiera como los resultados de una empresa; los cuales representan la información final de cómo las operaciones realizadas afectaron directamente el activo, pasivo y c. Contable.

Pero estos al ser instrumentos de información, no solo deben mostrar aquella que se hubiese suscitado sino también las situaciones o condiciones que a futuro puedan tener trascendencia en la situación financiera o resultados de una entidad.

Por ello, se debe incluir en estos tanto información resultante de las operaciones ya realizadas como de aquellas que se crea que a futuro puedan modificar o alterar la situación de la empresa para obtener así documentos con mayor grado de confiabilidad y utilidad que permita tomar decisiones con más elementos de juicio y máximas posibilidades de alcanzar los fines trazados.

Por otra parte se establece, fundamenta y motiva la existencia y uso de las cuentas de orden en las Normas de Información Financiera:

El postulado básico de ENTIDAD ECONÓMICA (NIF A-2, antes B-1), establece que toda entidad al elaborar los estados financieros solo debe informar en ellos de los valores, derechos y obligaciones propios de la entidad a la cual se refieren.

El postulado de DEVENGACIÓN CONTABLE (NIF A-2, antes REALIZACIÓN Y PERIODO CONTABLE B-1), expresa que las operaciones realizadas en una entidad así como otros eventos u operaciones a afectar a la entidad deben ser cuantificados para posteriormente reflejarlos en la información.

La característica secundaría de la Información Financiera; de REVELACIÓN SUFICIENTE (Asociada a la característica cualitativa de Confiabilidad como información suficiente, NIF A-4, antes B-1), justifica su uso en tanto que la información que brindan estas cuentas proporcionan al usuario mayores elementos para analizar e interpretar al balance general y así tomar mejores decisiones.

CONCEPTO:

Las cuentas de orden también conocidas como correlacionadas, saldos compensados o memorándum; son aquellas que se utilizan para llevara cabo el computo o registro de las operaciones que no afecta la posición financiera o resultados de la empresa, pero que un efecto posterior de la misma si puede alterar o modificar dicha situación.

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE ORDEN

A) De acuerdo a su finalidad

1.-VALORES AJENOS

• a)Contratos de comisión mercantil
• b)Bienes en garantía

2.-VALORES CONTINGENTES

• a)Documentos endosados y descontados
• b)Seguros contratados
• c)Avales otorgados

3.-VALORES DE REGISTRO

• a)Depreciación fiscal
• b)Amortización fiscal
• c)Presupuestos-pronósticos

B) De acuerdo a su naturaleza

a)Cuentas de orden de balance: activo y pasivo

b)Cuentas de orden de resultados: deudoras y acreedoras

C) De acuerdo a su movimiento contable

a)Directo. Se afectan solo cuentas de orden

b)Cruzado. Se afectan solo cuentas de orden y las de balance o resultados.

D) De acuerdo a su presentación se clasifican y presentan al  calce del balance.

TEORÍA DE LA PARTIDA DOBLE

Para cumplir con esta regla general las cuentas de orden se manejan en grupos de dos; una deudora y una acreedora.

Lo anterior con la finalidad de conservar el equilibrio de la ecuación básica de la estructura financiera A=P+C.C, ya que si se carga una cuenta de orden y se abona una de balance o resultados se rompería dicha igualdad.

Lo mismo ocurre cuando se carga una cuenta de balance o resultados y se abona a una cuenta de orden.

Lo anterior impediría la elaboración de los estados financieros.

DENOMINACIÓN O NOMENCLATURA

El nombre de las cuentas de orden se determinan asignando a una Cuenta de orden deudora (COD) el nombre de acuerdo al concepto que se quiera registrar, y a la Cuenta de orden acreedora (COA) se le invertirá el orden de las palabras de la COD. Otras formas consisten en agregar o adicionar a la COD la palabra debe o cuenta y a la COA la palabra haber o contra cuenta.

EJEMPLO

A) BIENES EN GARANTÍA

               GARANTÍA EN BIENES

B) BIENES EN GARANTÍA “DEBE”

               BIENES EN GARANTÍA “HABER”

C) BIENES EN GARANTÍA “CUENTA”

               BIENES EN GARANTÍA “CONTRA CUENTA”

MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ORDEN

Los movimientos de estas cuentas son compensados, es decir, un cargo en una COD será correspondido siempre con un abono en la COA y viceversa.

Por consecuencia los saldos de estas cuentas serán aritméticamente iguales pero contrariamente contables.

Se puede manejar en forma directa o cruzada

Fuente: Apuntes universitarios (www.fcca.umich.mx)