Expedientes laborales. ¿Cuántos años deben conservarse?

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¿Cuántos años deben conservarse los expedientes laborales?

Lic. Austreberto Bañuelos Correa

Bañuelos y Salazar Asesores y Promotores, S. C.

www: banuelosysalazar.com

Correo: [email protected]

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Cuando se contrata a un trabajador, se le integra un expediente que ordinariamente contiene los siguientes documentos:

• Solicitud de Empleo
• Copia de acta de nacimiento
• Copia de identificación oficial
• Comprobante de estudios.
• Carta de no antecedentes penales.
• Cartas de recomendación.
• Comprobante de certificaciones de capacitación.
• Comprobante de domicilio.
• Copia de su registro al IMSS
• Número de crédito INFONAVIT (si lo tiene)
• INFONACOT (si lo tiene)
• Contratos de trabajo.
• Formatos sobre vacaciones, permisos, cambios de turno, evaluaciones de desempeño
• Copia del Aviso de alta al IMSS
• Actas administrativas, reportes sobre medidas disciplinarias.
• Copia de la Baja IMSS
• Carta de renuncia.
• Cuestionario de salida.
• Copia del aviso de despido, si lo hubo.
• Otros documentos derivados de la relación de trabajo.

Una primera observación es que pocas empresas contienen el Contrato de Nómina Electrónica, el convenio para llevar control electrónico de asistencias, la firma de conocimiento de reglamento interno y otros documentos relacionados con la aplicación de la tecnología moderna, los cuales son importantes en caso de litigio.

Estos expedientes laborales, ¿por cuánto tiempo debe conservarlos la empresa, por disposición legal?

En una encuesta que hicimos detectamos que no existe un criterio uniforme; así, el 3% respondió que los conserva por 3 años; otro 3% por 4 años; el 43% por 5 años; un 3% por 7 años; el 30% por 10 años y el 18% de manera indefinida.

La decisión correcta debe sustentarse en las obligaciones impuestas por los distintos ordenamientos legales aplicables, como lo son la Ley Federal del Trabajo (LFT), la Ley del Seguro Social (LSS), la Ley del INFONAVIT (LINFONAVIT), el Código Fiscal de la Federación (CFF), Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR), como las más importantes.

En materia laboral, en caso de litigio, por regla general, es el patrón quien debe acreditar determinados hechos. Así lo dispone el artículo 784 de la LFT:

“Artículo 784.- La Junta eximirá de la carga de la prueba al trabajador, cuando por otros medios esté en posibilidad de llegar al conocimiento de los hechos, y para tal efecto requerirá al patrón para que exhiba los documentos que, de acuerdo con las leyes, tiene la obligación legal de conservar en la empresa, bajo el apercibimiento de que de no presentarlos, se presumirán ciertos los hechos alegados por el trabajador. En todo caso, corresponderá al patrón probar su dicho cuando exista controversia sobre:

1. Fecha de ingreso del trabajador;
2. Antigüedad del trabajador;

III.           Faltas de asistencia del trabajador;

1. Causa de rescisión de la relación de trabajo;
2. Terminación de la relación o contrato de trabajo para obra o tiempo determinado, en los términos de los artículos 37, fracción I, y 53, fracción III, de esta Ley;
3. Constancia de haber dado aviso por escrito al trabajador o a la Junta de Conciliación y Arbitraje de la fecha y la causa de su despido;

VII.          El contrato de trabajo;

VIII.        Jornada de trabajo ordinaria y extraordinaria, cuando ésta no exceda de nueve horas semanales;

1. Pagos de días de descanso y obligatorios, así como del aguinaldo;
2. Disfrute y pago de las vacaciones;
3. Pago de las primas dominical, vacacional y de antigüedad;

XII.          Monto y pago del salario;

XIII.        Pago de la participación de los trabajadores en las utilidades de las empresas; y

XIV.        Incorporación y aportaciones al Instituto Mexicano del Seguro Social; al Fondo Nacional de la Vivienda y al Sistema de Ahorro para el Retiro.

La pérdida o destrucción de los documentos señalados en este artículo, por caso fortuito o fuerza mayor, no releva al patrón de probar su dicho por otros medios.

Una primera conclusión es que con los documentos que conforman el expediente laboral, POCOS HECHOS PODRÁN PROBARSE CON ELLOS, pues existen otros documentos que no se agregan a los expedientes, como son las nóminas de sueldo, los controles de asistencia, los comprobantes del pago de vacaciones, prima vacacional, dominical, de antigüedad, etc., que sí son idóneos para acreditar hechos controvertidos sobre estos pagos.

Otro elemento que debe considerarse son los términos de prescripción, que en materia laboral la regla general es de un año, según lo dispone el artículo 516 de la LFT.

También, en cuanto a los términos de prescripción, si un trabajador considera que no se están cumpliendo con las condiciones pactadas, cuenta con un mes para ejercer la acción de rescisión; o, si se considera despedido injustificadamente, cuenta con un plazo de dos meses para presentar la demanda correspondiente ante la Junta de Conciliación, la cual llega a tardarse varios meses en hacer la notificación al patrón, pero nunca más de un año. Así, la posibilidad de presentarse un litigio está limitada en el tiempo, determinado éste por el término de prescripción y por los meses en que pudiera tardarse la Junta de Conciliación en hacer las notificaciones de ley.

Por lo anterior, los documentos que integran el expediente laboral podrán conservarse, en el extremo, HASTA POR UN AÑO; siempre y cuando sirvan para acreditar alguno de los hechos relacionados en el artículo 784 de la LFT. No existe ninguna justificación jurídica laboral para conservarse por períodos mayores. Solamente por otras razones, como pueden ser políticas particulares de recontratación se pueden conservar por períodos mayores, en cuyo caso, será decisión de cada empresa.

Una recomendación que consideramos importante es CONSERVAR POR TIEMPO INDEFINIDO los expedientes de los trabajadores conflictivos a efecto de que, en cualquier momento, se puedan tener referencias de esas personas y tomar las decisiones pertinentes.

Los que deben conservarse por un plazo mayor son los comprobantes de pago (nóminas, recibo de pago de vacaciones, de aguinaldo, de participación de utilidades etc.) que son más idóneos para acreditar el cumplimiento de cualquier prestación; y, éstos, por disposición fiscal, de seguro social y de INFONAVIT, DEBEN CONSERVARSE POR 5 AÑOS.

 Esperamos que la información anterior le sea de utilidad.

Lic. Austreberto Bañuelos Correa

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