Termina con la juntitis: Ese error de convocar a juntas constantes, largas y poco efectivas.

Eliminar la juntitis es una tarea estratégica del líder, y lograr juntas eficientes y efectivas

Autor: C.P.C. y M.I. José Mario Rizo Rivas
Blog del autor: mariorizo.com
Firma: Salles Sainz Grant Thornton

“Las juntas efectivas son aquellas en las que se logra maximizar la satisfacción de todos los participantes, en las que se cumplen las metas y objetivos en el tiempo que se había previsto. “De nada sirve una junta donde gana uno y pierden todos o una junta donde nadie gana, o dónde además se generó un conflicto”.

Jaime García Narro

Planificar inadecuadamente tus reuniones de trabajo puede arruinar el desempeño de tus colaboradores y restarle tiempo productivo a tu empresa. ¡Evítalo!

“Si amas la vida, economiza el tiempo, porque de tiempo se compone la vida.”

Benjamín Franklin

Hasta este momento no he conocido una sola persona que no haya protestado, al menos una vez, de haber asistido a una junta de trabajo completamente improductiva.

Una de las claves fundamentales para llevar a cabo juntas efectivas es tener claro el objetivo, es decir, saber el por qué se hará la reunión y qué es lo que se discutirá. Todos los participantes deben de tener claro cuál es el propósito de ésta, así como el mismo nivel de información, es decir, en caso requerir algún material, todos los participantes deben tenerlo analizado antes para poder hacer aportaciones de mayor valor.

El tiempo es un intangible valioso e irrecuperable que debe ser administrado y aprovechado de manera eficiente y apropiada, para efectos de tener una vida mejor y equilibrada en todos los aspectos. En el entorno de los negocios no es la excepción.

El camino para el logro de objetivos y metas, así como el desarrollo de las estrategias establecidas para estos fines, requiere de una inversión de tiempo para llevar a cabo juntas periódicas, con el fin de dar seguimiento a las actividades de los participantes involucrados a través de un proceso de comunicación y retroalimentación.

Sin embargo, en el mundo de los negocios se llega a cometer el error de convocar a juntas constantes, largas y poco efectivas en las que no se concretan las debidas acciones y solo se genera un cúmulo importante de información innecesaria de ideas sin rumbo que suele ser olvidada. Esto se le conoce como “juntitis”, tiempo muy valioso desperdiciado y que desafortunadamente es irrecuperable.

“Mucha buena gente, que sería incapaz de robarnos el dinero, nos roba sin escrúpulo alguno el tiempo que necesitamos para ganarlo”.

Benavente

Pero si las juntas son efectuadas de manera efectiva, los resultados podrían reflejarse orgullosamente en el éxito del cumplimiento de objetivos y metas en la organización.

En una organización (política, empresarial, deportiva, religiosa, filantrópica, etc.) periodicamente se requiere el llevar a cabo diferentes tipos de juntas o reuniones de manera periódica, conforme a las necesidades y circunstancias de cada entidad, por ejemplo, las que corresponden a las juntas de consejo, equipos de trabajo, clientes, proveedores, acreedores, comités, litigio, culminación de algún tipo de ciclo, foros de discusión, etc.

Dependiendo del tipo de junta a desarrollar resulta importante definir objetivos concretos, para lo cual es fundamental considerar las siguientes preguntas antes de proceder a llevar a cabo una reunión:

  • ¿Cuál es la razón por la que se convoca a una junta?
  • ¿En donde se llevará a cabo la reunión?
  • ¿Quiénes deberán participar en la reunión?
  • ¿Qué puntos se desarrollarán en la junta?
  • ¿Qué se pretende obtener una vez concluida la junta?

Para que las juntas sean realizadas de manera reducida, sencilla, práctica y con aportación de valor se recomiendan cinco aspectos básicos:

Definitivamente para cada problema que se presenta en la conducción de juntas efectivas existe una solución viable, por lo que solo se requiere de la disposición de cambiar la manera en que las juntas son llevadas a cabo dentro de la organización.

No es suficiente con seguir las recomendaciones expuestas para tener un éxito asegurado en el manejo de una reunión. Una junta efectiva es producto del trabajo arduo, aptitud y dedicación de quien la dirige y de los que participan en ella. El proceso de mejora se reflejará al paso del tiempo, no permitiendo juntas en las que no se concluyan acciones concretas y afinando en cada una de éstas los detalles que se hayan suscitado en los eventos previos o juntas anteriores es decir son de un aprendizaje continuo para aportar valor y definir el rumbo de la empresa.

Hay que tener presente que realizar una junta efectiva es de gran importancia para el funcionamiento de una compañía o una organización. Esta presenta una oportunidad para organizarse, compartir una información, colaborar con varios miembros del equipo y afrontar eficientemente los objetivos y no para perder el recurso más valioso que se tiene que el tiempo.

“Elegir el tiempo, es ahorrar tiempo.”

Francis Gracián

C.P.C.  y M.I.  José Mario Rizo Rivas 

| Socio Director Oficina Guadalajara

Salles, Sainz – Grant Thornton, S.C.

Niños Héroes 2971 | Col. Jardines del Bosque | 044520 | Guadalajara, Jalisco México

T +52 (33)3817 4480,  +52 (33) 3642 1290 Ext 128 | F +52 (33)3817 4136

E [email protected] | www.grantthornton.com


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